Evolution ist in der Lage, E-Mail von verschiedenen Zugängen zu holen. Beim Erstellen einer Nachricht kann der Zugang gewählt werden, von dem die E-Mail verschickt werden soll. Zum Bearbeiten eines aktuellen Zugangs wählen Sie im ‘Einstellungen’ Dialog ‘Mail-Zugänge’ und den Zugang aus und klicken auf ‘Bearbeiten’. Wollen Sie einen neuen Zugang hinzufügen, klicken Sie auf ‘Hinzufügen’. Daraufhin wird der Konfigurationsassistent geöffnet, der unter Abschnitt 17.1. “Evolution starten” beschrieben wird. Wollen Sie einen Zugang löschen, wählen Sie ihn an und klicken Sie auf ‘Löschen’.

Zum Einrichten eines Standardzugangs für das Versenden von E-Mail wählen Sie den gewünschten Zugang und klicken Sie auf ‘Vorgabe’. Soll von einem bestimmten Zugang keine E-Mail geladen werden, selektieren Sie den Zugang und klicken Sie auf ‘Deaktivieren’. Einen deaktivierten Zugang können Sie weiterhin als Sendeadresse benutzen, jedoch wird der Zugang nicht mehr auf eingehende E-Mail überprüft. Reaktivieren Sie ihn bei Bedarf wieder mit ‘Aktivieren’.

Über den Unterpunkt ‘Mail-Einstellungen’ können Sie die Farbe für die Hervorhebung von Zitaten wählen oder diese Option ganz abwählen. Desweiteren können Sie festlegen, wann eine Nachricht nach dem Öffnen als gelesen markiert wird. In der dritten Option können Sie bestimmen, wie Bilder in HTML-Mails behandelt werden sollen.

Zum Erstellen einer neuen Nachricht klicken Sie auf ‘Neu’+‘Nachricht verschicken’. Beim Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht wird der gleiche Nachrichteneditor geöffnet. Neben ‘Von’ können Sie den gewünschten Zugang für das Versenden der Nachricht wählen. Geben Sie im Empfängerfeld eine E-Mail-Adresse ein oder Teile eines Namens oder einer Adresse Ihres Adressbuchs. Falls Evolution Übereinstimmungen zu Ihren Einträgen findet, erhalten Sie eine Auswahlliste. Klicken Sie daraufhin auf den gewünschten Eintrag oder vervollständigen Sie Ihre Eingabe bei Nichtübereinstimmung. Wollen Sie direkt aus dem Adressbuch wählen, klicken Sie auf ‘An’ oder ‘CC’.

Evolution kann E-Mail als Textnachrichten oder als HTML-Nachrichten versenden. Zum Formatieren von HTML-Mails gehen Sie in der Werkzeugleiste auf ‘Format’. Zum Verschicken von Anhängen klicken Sie entweder auf ‘Beilegen’ oder auf ‘Einfügen’+‘Anlage’.

Zum Versenden Ihrer Nachricht klicken Sie auf ‘Verschicken’. Ist sie noch nicht zum sofortigen Verschicken bereit, suchen Sie unter ‘Datei’ nach der passenden Option. Speichern Sie zum Beispiel die Nachricht als Entwurf oder verschicken Sie sie später.

Evolution beherrscht E-Mailverschlüsselung mittels PGP, kann E-Mails signieren und signierte Mails überprüfen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie mittels einer externen Anwendung Schlüssel erzeugen und verwalten (gpg oder KGpg).

Wollen Sie eine E-Mail vor dem Verschicken signieren, klicken Sie im Menü ‘Sicherheit’ auf ‘Mit PGP signieren’. Sobald Sie auf ‘Abschicken’ klicken, öffnet sich ein Dialogfenster, das Sie zur Eingabe des Passwortes Ihres privaten Schlüssels auffordert. Geben Sie das Passwort ein und verlassen Sie daraufhin den Dialog mit ‘OK’, wird die E-Mail signiert abgeschickt. Möchten Sie im Verlauf dieser Sitzung weitere E-Mails signieren und nicht jedes Mal wieder neu den privaten Schlüssel durch die Eingabe des Passwortes „entsperren“, aktivieren Sie die Checkbox ‘Für den Rest dieser Sitzung an dieses Passwort erinnern’.

Erhalten Sie von anderen Benutzern signierte E-Mail, erscheint am Ende der Nachricht ein kleiner Schloss-Symbol. Klicken Sie auf dieses Symbol, ruft Evolution ein externes Programm (gpg) zur Überprüfung der Signatur auf. Ist die Signatur gültig, erscheint ein grüner Haken neben dem Schloss-Symbol. Ist die Signatur ungültig, erscheint ein aufgebrochenes Schloss.

Die Ver- und Entschlüsselung von E-Mails verläuft ähnlich unkompliziert. Klicken Sie nach Erstellung der E-Mail auf ‘Sicherheit’+‘Mit PGP verschlüsseln’ und verschicken Sie die E-Mail. Erhalten Sie selbst verschlüsselte Nachrichten, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie nach dem Passwort Ihres privaten Schlüssels gefragt werden. Geben Sie die Passphrase ein, wird die E-Mail entschlüsselt.

Es erweist sich oft als praktisch, E-Mail-Nachrichten in verschiedene Ordner einzusortieren. Zur Ansicht Ihres Ordnerbaums wählen Sie ‘Ansicht’+‘Ordnerleiste’. Falls Sie mit IMAP auf Mail zugreifen, werden auch die IMAP-Ordner angezeigt. Bei POP und den meisten anderen Formaten werden Ihre Ordner lokal gespeichert und unter ‘Lokale Ordner’ sortiert. Ihre ‘Kontakte’, Ihr ‘Kalender’ und Ihre ‘Aufgaben’ werden in dieser Ansicht ebenso als Ordner behandelt. Sie sollten jedoch nicht zum Archivieren von E-Mail verwendet werden.

Einige Ordner werden standardmäßig angelegt. Neue Nachrichten von einem Server werden zunächst im Ordner ‘Eingang’ abgelegt. Unter ‘Verschickt’ werden Kopien versendeter E-Mails gesammelt. In ‘Ausgang’ werden vorübergehend E-Mails gespeichert, die auf ihre Versendung warten. Dies ist nützlich, wenn offline gearbeitet wird oder der ausgehende Mail-Server vorübergehend nicht erreichbar ist. ‘Entwürfe’ wird zum Speichern unvollendeter Nachrichten verwendet. Im Ordner ‘Müll’ werden zeitweilig gelöschte Nachrichten gespeichert. Dieser Ordner kann unter ‘Werkzeuge’+‘Einstellungen’+‘Mail-Einstellungen...’ durch Aktivierung der entsprechenden Option automatisch geleert werden.

Neue Ordner können entweder unter ‘Lokale Ordner’ oder als Unterordner bereits existierender Ordner angelegt werden. Erstellen Sie je nach Bedarf mehr oder weniger komplexe Ordnerhierarchien. Befinden Sie sich unter ‘Eingang’, gehen Sie zu ‘Datei’+‘Ordner’+‘Neuer Ordner’ zum Anlegen eines neuen Ordners. Geben Sie im folgenden Dialog einen Namen für den neuen Ordner ein. Der Typ eines Ordners für E-Mail sollte auf ‘Mail’ belassen werden. Im unteren Teil des Dialogfensters ist eine Baumansicht der vorhandenen Ordner angezeigt. Legen Sie per Mausklick fest, auf welcher Ebene (in welchem übergeordneten Ordner) Ihr neuer Ordner hier erscheinen soll. Verlassen Sie den Dialog mit ‘OK’.

Wollen Sie eine Nachricht in einen Ordner verschieben, wählen Sie die gewünschte Nachricht. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Selektieren Sie zunächst ‘In Ordner verschieben...’ und im öffnenden Dialog den Zielordner. Klicken Sie auf ‘OK’ zum Verschieben der Nachricht. Im ursprünglichen Ordner wird die Kopfzeile der Nachricht nun durchgestrichen, also zum Löschen in diesem Ordner markiert, dargestellt. Die Nachricht wird im neuen Ordner gespeichert. Das Kopieren von Nachrichten geschieht auf ähnliche Weise.

Das manuelle Verschieben mehrerer Nachrichten in unterschiedliche Ordner kann sehr zeitaufwändig sein. Dieser Vorgang kann mithilfe von Filtern automatisiert werden.

Evolution enthält eine ganze Reihe an Optionen für das Filtern von E-Mail. Filter können zum Verschieben von Nachrichten in spezielle Ordner oder zum Löschen von Nachrichten verwendet werden. Anhand von Filtern können Nachrichten auch direkt in den Müllordner verschoben werden. Es stehen zwei Optionen zur Erstellung eines neuen Filters zur Verfügung: Einrichten eines Filters von Grund auf oder basierend auf einer zu filternden Nachricht. Letzteres ist sehr hilfreich zum Filtern von Nachrichten, die an Mailinglisten gehen.

17.4.6.1. Einrichten eines Filters

Wählen Sie ‘Werkzeuge’+‘Filter’. In diesem Dialog werden Ihre Filter aufgelistet. Sie können Bestehende bearbeiten oder löschen und Neue hinzufügen. Klicken Sie zum Anlegen eines neuen Filters auf ‘Hinzufügen’.

Abbildung 17.2. Einrichten eines Filters

Geben Sie in ‘Regelname’ einen Namen für den neuen Filter ein. Wählen Sie die Kriterien für den Filter. Es gibt die Optionen Absender, Empfänger, Herkunfts-Account, Betreff, Datum und Status. Die Listenbox ‘enthält’ bietet eine Vielzahl von Optionen, wie zum Beispiel enthält, ist, und ist nicht. Wählen Sie die passende Bedingung. Tragen Sie den Suchtext ein. Klicken Sie auf ‘Kriterium hinzufügen’, wenn Sie weitere Filterkriterien anlegen möchten. Unter ‘Aktionen ausführen’ können Sie festlegen, ob alle oder nur einige der Kriterien für den Filtereinsatz erfüllt sein müssen.

Im unteren Teil des Fensters legen Sie die Aktion fest, die bei Erfüllung der Filterkriterien durchgeführt werden soll. Nachrichten können zum Beispiel in einen Ordner verschoben oder kopiert werden oder eine bestimmte Farbe erhalten. Zum Verschieben oder Kopieren in einen bestimmten Zielordner klicken Sie auf die mittlere Schaltfläche. Es erscheint eine Ordnerliste, aus der Sie den gewünschten Zielordner auswählen können. Unter ‘Neu’ können Sie einen neuen Ordner anlegen. Ist der richtige Ordner selektiert, klicken Sie auf ‘OK’. Nach Erstellung des Filters klicken Sie auf ‘OK’.

Evolution kommt mit der einzigartigen Funktion VOrdner. Ein VOrdner ist ein virtueller Ordner, der Nachrichten aufgrund von Such- oder Filterkriterien anzeigt. Statt die Nachrichten in einen Ordner zu verschieben, bleiben Nachrichten, die in einem virtuellen Ordner angezeigt werden, in ihrem ursprünglichen Ordner. Durchgeführte Aktionen betreffen die Nachricht im ursprünglichen Ordner.

Mithilfe virtueller Ordner können Nachrichten, die bereits durch Filter in verschiedene Ordner einsortiert wurden, an einer zentralen Stelle gelesen werden. So könnten Sie zum Beispiel einen virtuellen Ordner erstellen, um Ihre sämtlichen Ordner nach ungelesenen E-Mails zu durchsuchen.

Wollen Sie einen neuen virtuellen Ordner anlegen, wählen Sie ‘Werkzeuge’+‘Editor für virtuelle Ordner...’. Klicken Sie dann im Dialog auf ‘Hinzufügen’. Genauso wie Filter können Sie virtuelle Ordner aus E-Mails erstellen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, wählen Sie ‘Regel aus Nachricht erzeugen’ und wählen Sie dann die entsprechenden Kriterien.

Geben Sie einen ‘Regelnamen’ ein. Im oben genannten Beispiel setzen Sie das Kriterium auf ‘Status’ ‘ist nicht’ ‘Gelesen’. Wählen Sie die Quellen. Es können gleichzeitig mehrere Suchorte angegeben werden. Zum Beenden klicken Sie auf ‘OK’. Sie kommen dann zur Liste der virtuellen Ordner zurück. Die Reihenfolge kann nach Bedarf verändert werden. Zum Schließen klicken Sie auf ‘OK’.

Der neue virtuelle Ordner erscheint in der Ordnerliste unter ‘VOrdner’. Mit dem VOrdner können Sie E-Mail lesen, beantworten und löschen. Jedoch wird die Nachricht beim Löschen nicht nur aus dem VOrdner entfernt, sondern auch aus dem realen Ordner, in dem sie gespeichert ist.